Ahorrá tiempo con la automatización de los procesos

automatizacion

La digitalización ha permitido que muchos departamentos ahorren tiempo y acorten sus procesos gracias a la automatización. Estos procedimientos (o métodos o técnicas) llegan también al área de Recursos Humanos.

La automatización permite ganar tiempo en los procesos de selección, los vuelve más ágiles y eficientes, ahorrando al reclutador invertir tiempo en tareas burocráticas o repetitivas y ganando tiempo de calidad con los candidatos.

¿Qué es el Smart Recruiting?

El Smart Recruiting o la automatización de procesos consiste en usar la tecnología para optimizar los pasos necesarios para la captación y selección de personal.

Gracias a la automatización, el reclutador reduce tiempo en la preselección y puede invertir parte de su jornada en las personas, detectando aquellos candidatos que mejor encajen en el perfil de la vacante.

La automatización se produce de la mano de funcionalidades que permiten un filtro casi inmediato de los CV, arrojando una cantidad manejable de candidatos con un alto grado de adecuación a la vacante.

Beneficios del Smart Recruiting

Tal y como hemos comentado, el uso de procesos automatizados en la selección de personal aporta estos 4 beneficios principales:

  1. Aumento del tiempo que se le puede dedicar al candidato. Las automatizaciones aplicadas a las diferentes fases del proceso ayudan a filtrar y localizar los CV más adecuados a la vacante. Además, evitan que ello se tenga que hacer de una manera manual, junto con las contaminaciones subjetivas o de “urgencia” que pueden hacer que el reclutador pase por alto detalles importantes de cada CV que revisa. Al reducir el trabajo de preselección manual, aumenta el tiempo que se puede dedicar a cada una de las candidaturas que más se ajustan al perfil.
  2. Aumento de la calidad de CV. Al usar filtros automáticos, el número de CV adecuados es manejable y con un alto grado de adecuación al perfil que se tenía en mente a la hora de colgar la vacante. Gracias a eso, el reclutador puede dedicar tiempo a conocerlo mejor, revisar cada CV y analizar con detenimiento su postulación.
  3. Mejora la experiencia del candidato. Con el uso de Smart Recruiting, el candidato va siendo informado de forma automática según avanza o no en el proceso. La comunicación personalizada y continua hace que el candidato se sienta acompañado y tenga una buena experiencia durante el proceso. Esto es sumamente importante, ya que el 80 % de los candidatos dice que no está dispuesto a volver a aplicar a una compañía, si esta no les ha notificado el estado de su candidatura.Una mala experiencia del candidato puede hacer que la reputación de marca salga perjudicada, además de que se pueden perder clientes y posibles candidatos futuros.
  4. Mejora la efectividad del departamento. Gracias al panel de control, podés conocer los canales que más candidatos aportan, aquellos reclutadores que más contrataciones han llevado a cabo y el tiempo en el que se cubre una vacante.¿Qué partes del proceso podemos automatizar?

Pongamos el foco en las cifras. Cada vacante se publica en una media de 4 canales o más. Por cada puesto ofertado, se recibe una media de 250 CV dependiendo de la vacante -muchas veces, la cifra es mayor-.

En un proceso tipo, suelen llegar las candidaturas por más de un canal; a veces, incluso duplicadas y, por lo tanto, el trabajo del reclutador también se va multiplicando y en ocasiones, se va haciendo inabarcable. Es en estos momentos, cuando hemos de recurrir a las herramientas que nos ayudarán a automatizar el proceso y obtener una cantidad manejable y adecuada de CV para una vacante. Veamos qué partes del proceso podemos automatizar total o parcialmente:

  1. Publicación de la vacante. Gracias al uso de un software de reclutamiento, se puede hacer multiposting de la vacante en diferentes canales; así publicar en un clic en diferentes canales y recoger a través de una sola plataforma los CV que llegan, eliminando los duplicados.
  2. Filtraje de currículum. Existen diferentes funcionalidades que pueden ayudarnos en el filtraje automático de candidatos. Por ejemplo, las preguntas de filtrado o los test permiten ir eliminando candidatos durante el proceso de forma automática.
  3. Kit de entrevistas. Está claro que las entrevistas son una de las partes más importantes del proceso y en las que el reclutador puede aportar más valor, desde muchos puntos de vista diferentes. Pero hay partes de la entrevista que también se pueden automatizar. Sobre todo, aquellas etapas previas y posteriores, así como trabajar con información compartida en el caso de varios entrevistadores.
  4. Comunicación con el candidato. Todos sabemos que si una persona ha pasado por un proceso y no ha encajado, ello no quiere decir que no pueda ser una buena opción para el futuro. Por esto, es tan importante que aunque quede descartado se lleve una buena impresión de nuestra marca empleadora. Son importantes, a la vez, los mensajes automáticos personalizados que permiten proporcionar feedback en cada parte del proceso, tanto para el candidato, así como para otros reclutadores implicados en el proceso. Esto permite que nuestro candidato se quede con una buena experiencia de usuario.
  5. Evaluaciones por parte de los miembros del equipo de reclutamiento. Crear un sistema de puntuación y compartir la información entre los diferentes miembros permiten ahorrar tiempo y eliminar el temido Excel. Estas evaluaciones permiten que una candidatura no quede pendiente y establece qué puntos deben tenerse en cuenta para encontrar al candidato persona.

Funcionalidades para automatizar el proceso de selección

Actualmente, hay funcionalidades que te ayudarán en tus tareas diarias y que además, harán al departamento mucho más eficiente.

Algunas de las funcionalidades están ya disponibles en CompuTrabajo y si aún no las estás usando, ha llegado el momento de hacerlo.

  • Killer Questions: las preguntas de filtrado permiten localizar a aquellos candidatos más aptos para continuar en el proceso o incluso asignarle una puntuación para crear un ranquin. Podés saber mucho más de esta funcionalidad aquí.
  • Grado de adecuación: este porcentaje se calcula con una fórmula que compara 30 campos entre la vacante y el CV del candidato. La automatización permite que, si un candidato no obtiene un grado de adecuación mayor a X, quede archivado en la fase del proceso que decidamos de forma automática.
  • Test de idioma: gracias a los test, podremos saber si el candidato tiene el nivel necesario para desarrollar de forma óptima la tarea asignada al puesto de trabajo. Tal y como ocurre con el grado de adecuación, si el candidato no supera el test con una nota media definida previamente por nosotros, puede quedar descartado del proceso. Así, el reclutador ahorrará tiempo de corregir y filtrar esos CV en una fase más avanzada.
  • Test a medida: esta funcionalidad está disponible en Sherlock, el software de reclutamiento, y permite a las empresas crear un test acorde a sus necesidades, filtrando a los candidatos, por ejemplo, según si sus habilidades resultantes coinciden con las que necesitamos para cubrir la vacante o no.
  • Kit de entrevistas: obviamente, las entrevistas no se pueden automatizar, pero la tecnología facilita la concertación de citas y la puntuación tras cada una de las entrevistas. El kit permite unificar que todos los candidatos reciban las mismas preguntas base, que cada miembro añada sus anotaciones y puntúe al candidato. Esta herramienta también puede usarse con managers o miembros del equipo que no formen parte de RR.HH., pero que intervengan en el proceso de selección y reclutamiento de personal.

También, es importante añadir que podés crear reglas para que un candidato supere o no la fase. Por ejemplo, si el manager del departamento y Manuela Gil (reclutadora) dan el visto bueno al candidato, este pasa a la siguiente fase, de manera automática.

  • Comunicación automática: y aunque no menos importante, la comunicación debe ser constante. Sabemos que esto resta mucho tiempo al equipo de reclutadores y muchas veces, la comunicación no es tan eficiente o constante como debería. Gracias a la automatización, se pueden crear reglas de comunicación que envíen correos personalizados a los candidatos para comunicarles en qué fase del proceso se encuentran, si deben realizar algún test, si han pasado a la siguiente e incluso si han sido descartados del proceso. Mantener el contacto con el candidato hace que este se sienta valorado y recomiende la empresa, aunque no haya sigo el escogido para cubrir la vacante.

El Smart Recruiting o automatización de los procesos de selección es un conjunto de funcionalidades que debería incluir un buen software de reclutamiento. Si estás interesado en conocer más sobre estas funcionalidades o sobre Sherlock, el software de reclutamiento con el que CompuTrabajo colaborará en exclusiva a partir de 2019, no dudes en contactar con nosotros.

5 comentarios sobre “Ahorrá tiempo con la automatización de los procesos”

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *