¿Cómo implementar el Teletrabajo en este periodo de contingencia?

Tras la reciente declaración de pandemia por la oleada de casos nuevos de contagios alrededor del mundo del retrovirus Covid-19, diversas empresas han tomado una serie de medidas para proteger la salud de sus colaboradores y reducir los riesgos de propagación.

Sin duda, una alternativa viable para poder hacerle frente a este desafío es el teletrabajo. Es decir, esa posibilidad de trasladar a nuestros colaboradores a sus casas para que puedan desempeñar sus funciones sin necesidad de desplazarlos.

Es importante mencionar, que hasta ahora, en el caso específico de Argentina, no existe una norma que determine que las empresas tengan que instaurar de forma obligatoria esta medida. Sin embargo, los expertos consideran que el home office puede ser un recurso efectivo para no comprometer la estabilidad de las personas que confirman las organizaciones.

Antes de la crisis sanitaria del COVID-19, se cree que aproximadamente unos 9 millones de colaboradores registrados y otros 6 millones sin registrar teletrabajaban en nuestro país. Y hoy en día, debido a la situación de urgencia, ya miles de colaboradores están realizando sus tareas laborales desde la comodidad del hogar y en aislamiento obligatorio. Debido a su importancia, aquí, te decimos cómo podés implantarlo:


Herramientas

Trabajá desde “la nube”. Su uso, sin dudar, favorece significativamente el mantenimiento de la comunicación abierta con nuestros colaboradores y facilita los esfuerzos con herramientas efectivas, que contribuyan a realizar las tareas asignadas con éxito:

  1. Google Docs. Este recurso te permitirá compartir cualquier documento en formato Word, Excel o Power Point. Además, contribuye a que se pueda trabajar con los documentos en tiempo real. Es ideal para trabajar a distancia y llevar un control de los avances del equipo en el proyecto, así como compartir un feedback de manera inmediata.
  2. Dropbox. Esta herramienta permite subir todos los archivos a la nube para que se pueda acceder a ellos desde cualquier computadora, tablet o smartphone. Se pueden compartir hasta 5 GB de información, con un número de personas ilimitado y de manera gratuita.
  • Evernote. Esta aplicación es muy simple, pero resulta funcional cuando se trabaja a distancia, ya que se pueden crear en ella notas de voz, textos, audios e imágenes que se pueden sincronizar con los dispositivos. Esta puede resultar una buena forma de fijar recordatorios de actividades.

Otras herramientas muy efectivas para equipos de trabajo y gestión de proyectos son:

a) Slack: permite comunicación directa, con la posibilidad de buscar entre las conversaciones de forma muy efectiva. Además, cuenta con la posibilidad de integrar aplicaciones de terceros, como es el caso de Google Docs.

b) Asana: te permite organizar y ejecutar tareas diarias, tanto tuyas, así como de tu equipo, y ayudarte a conseguir los resultados que quieras.

c) BaseCamp: si tu principal preocupación es la colaboración y la comunicación con los miembros de tu equipo, Basecamp es para vos.

Además de ser una herramienta de gestión de proyectos, Basecamp incluye funcionalidades que facilitan la gestión y organización de tareas, hojas de cálculo y documentos colaborativos. Es un buen sistema para empezar, si nunca has utilizado un gestor de proyectos

Para mantener videoconferencias con más de 4 personas, existen herramientas como Zoom, Webex o Microsoft Team.

Utilizá el correo electrónico como medio oficial para establecer comunicación directa con tus colaboradores.

En este sentido, el contar con programas informáticos que digitalicen procesos y que permitan a los colaboradores trabajar desde donde estén, también convierten al teletrabajo en una posibilidad viable para el cumplimiento de objetivos. En efecto, se establece una relación formal de cooperación entre el equipo, el líder y la empresa misma.

En este sentido y para el desarrollo específico de tus tareas de gestor del talento, en estado de home office, te recomendamos SherlockHR, que digitaliza los procesos de reclutamiento y te permite realizar videoentrevistas. Hace especial hincapié en la comunicación con el candidato y mantiene la comunicación en la misma herramienta, entre todos los miembros que participan en el proceso.

Seguridad

El home office, implantado con tanta rapidez en empresas que no tienen el hábito, puede generar que no se tengan en cuenta algunas medidas de ciberseguridad. Pero teniendo en cuenta algunas recomendaciones básicas y sencillas y extremando la cautela, es posible reforzar la seguridad de los equipos en esos entornos domésticos. Como consejos:

  • Trabajar con las últimas actualizaciones de los programas que se usen.
  • Utilizar tan solo aplicaciones de confianza; y para el trabajo, solo las proporcionadas por la empresa.
  • Emplear wifi de confianza.
  • Escribir uno mismo las direcciones web; no las que te aparecen por defecto como opción sugerida (este es el típico error de enviar información sensible a quien no querés).
  • Hacer copias de seguridad en discos externos para evitar que se pierda el trabajo.
  • Comunicarse a través del correo electrónico del trabajo y no, desde el personal.

Protocolos

  • Establecer un canal de comunicación oficial para toda la empresa y con comunicados de forma periódica, bien globales o por departamento.
  • Fijar un protocolo adecuado a cada empresa, que tenga en cuenta:
    • Herramientas de trabajo.
    • Canales de comunicación.
    • Predeterminar los roles para liderar los equipos a distancia.
    • Buenas prácticas. (link a 5 tips)
    • Definición de los horarios y que estos se adecúen a las características de cada colaborador. (link a trabajar con niños).
    • Resúmenes semanales de “Lo que hemos hecho y lo que vamos a hacer”, al estilo metodología Agile. (link)
    • Videoconferencias. Es importante verse las caras.

Comunicación

  Formas de comunicarse

  Canal oficial

  Uso de Intranet

Mantené una comunicación activa con tus colaboradores. En relación con los equipos de trabajo, es vital que el líder promueva una comunicación constante entre las personas para tener una comunicación real. Organizá reuniones en video y mostrales que no están solos y que el ánimo y el optimismo pueden hacer de esta crisis una experiencia positiva.  

A nivel organizacional, utilizá medios oficiales para mantener informada a tu equipo de empleados de todos los cambios que se presenten en el día a día. La red social corporativa y la Intranet serán los medios de comunicación que nos permitan comunicar cada paso que se da dentro de la organización en este período de contingencia.

Invitá a tus colaboradores a que estén pendientes ante cualquier cambio por estos medios. Además, reafirmá tu compromiso con ellos para velar por su seguridad en este contexto de crisis y empújalos a que se unan voluntariamente a la causa haciendo lo que les corresponde.

Sumá esfuerzos

Este es el momento justo en el que la confianza que las empresas depositen en sus colaboradores puede rendir grandes frutos. En estos tiempos en los que la crisis es inevitable, realizar nuestro trabajo con voluntad inquebrantable, cargada de valentía, optimismo y, sobre todo, responsabilidad, será lo que nos permita salir victoriosos de esta situación.

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