¿Cómo preparar el presupuesto de RR.HH. para 2021?

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El próximo año llega cargado de desafíos; y también, de incertidumbre. Pero aterrizará en un contexto de mayor adaptabilidad y capacidad de reacción, apoyados por la reciente experiencia y por la tecnología. En ese sentido, las empresas deben prepararse para construir estrategias, adquirir las herramientas y prever las inversiones requeridas. Ello, para garantizar el logro de los objetivos del departamento de RR.HH. y los empresariales, al tiempo que se incrementa los niveles de satisfacción y productividad del capital humano.

Para hacerle frente al 2021, es indispensable que desde ya, se organicen todos los elementos, herramientas, actividades y demás aspectos que servirán para desarrollar las estrategias de la planificación. Esto se consigue gracias a la elaboración del presupuesto para RR.HH.

El mejor camino

Las bases sobre las cuales se elaborará el presupuesto surgirán luego de hacer un diagnóstico, que ayudará a analizar cuál es el mejor camino que se debe tomar. Al margen del tipo de presupuesto que se decida desarrollar, se requieren dos claves indispensables:

  1. Planificación: es la hoja de ruta para la ejecución de las estrategias establecidas en el departamento. Aquí, se deben alinear las retribuciones y volúmenes del equipo de trabajo con los objetivos empresariales y los proyectos de la compañía. Esta planificación también permite justificar los gastos, las inversiones y vincular sus actividades con el programa general de trabajo de la organización.
  • Documentación: esta demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización. Por ello, se deben recopilar los documentos necesarios. Aquí, es donde se gesta la recopilación de datos.

Ahora, es momento de elegir el tipo de presupuesto con el cual se puede ejecutar la planeación. Existen dos tipos de presupuestos: Incremental y de Base Cero.

El presupuesto incremental es aquel en el que se asignan los recursos según el presupuesto anterior más reciente. Al tomar el ejercicio presupuestario más actual, será más sencillo determinar los recursos.

En el presupuesto de base cero, se empieza “con la hoja en blanco”. El valor de las inversiones y costos se calculan desde cero, como es natural, tomando como base en los recursos que la empresa necesita para alcanzar sus objetivos de la forma más eficiente.

Aquí, cada partida incluida debe estar justificada antes de ser incorporada. ¿Cuáles con las principales características de cada uno de estos modelos?

IncrementalBase Cero
Se basa en un presupuesto anterior.
Examina costos y beneficios de las nuevas actividades.
Se sustenta en unidades monetarias.
Concluye con un presupuesto final que se toma o se puede dejar de lado.
Comienza con el programa en blanco.
Examina costos y beneficios de todas las actividades.
Se sustenta en objetivos y propósitos.
Nuevos enfoques.
Concluye en alternativas de varios niveles de servicio y costo.

Los dos tipos de presupuestos tiene muchos beneficios. Dependiendo de la realidad de la compañía, sus necesidades, las exigencias de la nueva normalidad, el bienestar y la satisfacción de los colaboradores y los objetivos empresariales, se puede definir qué tipo de presupuesto es el que mejor se ajusta a las metas propuestas. La invitación es a realizar una combinación de ambos.

Cuando se parte de un presupuesto basado en el año anterior, se tiende a identificar algunas partidas a integrarse en el presupuesto y de las cuales se puede visualizar su desempeño. Sin embargo, hacer el ejercicio desde un presupuesto de base cero ayudará a valorar las necesidades que han surgido con la nueva normalidad y encontrar salidas más innovadoras. Ustedes conocen mejor que nadie la realidad y la proyección de las compañías que representan; y seguramente, determinarán el mejor camino para recorrer en la nueva normalidad.

Los frentes para abordar

Esta área engloba varios aspectos fundamentales para la compañía. Como bien se sabe, sus responsabilidades van más allá de la selección de personal: desde la gestión de nómina, hasta las contrataciones, los programas de bienestar, entre otros factores. En efecto, son varios los frentes que se deben contemplar en el presupuesto.

Una vez completado el proceso de recopilación de datos, se pueden determinar las categorías a integrarse. Esto permitirá establecer en dónde centralizar los esfuerzos en función de las necesidades del departamento y de la compañía en general para el logro de objetivos. Estas categorías están directamente relacionadas con las necesidades y el tamaño de cada empresa:

  1. Nómina.
  2. Asesoría legal.
  3. Prevención del riesgo.
  4. Reclutamiento, selección y Employer Branding.
  5. Programas de compensación.
  6. Eventos y comunicación interna.
  7. Programas de bienestar y salud.
  8. Formación.

Como bien se sabe, lo que no se puede medir, no se puede controlar… Pero más allá del control, es el seguimiento, el análisis de los procesos para garantizar la efectividad de las estrategias. En la creación de cada una de estas categorías, se deben establecer los indicadores que les corresponden. Estos nos van a ayudar a medir el desempeño de cada acción y realizar ajustes por el camino en caso de ser necesario.

Por supuesto, en la planificación, deben incluirse las inversiones en herramientas y plataformas tecnológicas. Estas no solo ayudarán a la ejecución de tareas, sino que fomentarán ahorros, tanto en tiempo, así como en recursos, que pueden ser destinados a aspectos más estratégicos de los recursos humanos y la gestión del talento.

Alianzas estratégicas

La correcta planificación del presupuesto y la ejecución efectiva de las estrategias serán posibles, si se trabaja mancomunadamente con todos los departamentos. Son ellos quienes pueden recomendar ese camino a seguir para poder construir una estrategia efectiva. Esta debe permitir al departamento de RR.HH. cumplir con todos y cada uno de los objetivos planteados. Hay que tener en cuenta que a través de la comunicación, se podrá detectar las necesidades que se tienen. Los pilares sobre los que se rigen estas alianzas son:

  1. Involucrar: para estar alineados en la elaboración del presupuesto, el escenario ideal es aquel en el que convergen el área financiera y la de RR.HH. Así como se toma seriamente la opinión de los jefes financieros dentro de la estrategia de la compañía, se debe tomar la visión y contribución activa por parte de los directivos de losdistintos departamentos para prever el incremento de personas de la organización.
  • Alinear: esto se traduce en la coherencia entre las métricas de RR.HH. y de finanzas con los objetivos de la empresa. Las decisiones tomadas que vayan a tener efecto en las metas organizacionales deben enfocarse en datos puntuales presentados por cada área, con la finalidad de guiar el establecimiento de objetivos y logros de la compañía. Los líderes de las empresas concuerdan en que los datos obtenidos de Recursos Humanos son requeridos para cumplir con los objetivos de las compañías.
  • Implementar: este punto se refiere a la implementación de procesos de revisión de las estrategias de RR.HH. y el área financiera. Una vez que se hayan establecido las estrategias por parte de Recursos Humanos y finanzas, se debe establecer e implementar un proceso de revisión y seguimiento para evaluar la eficiencia de las metas establecidas por ambos. Si estas no tienen un adecuado seguimiento y reevaluación (si es necesario), probablemente las empresas tengan pérdidas de dinero en procesos ineficientes de reclutamiento. En este punto, se puede compartir la información y datos que arrojan, por ejemplo, las herramientas digitales que permiten recopilarlos para su posterior análisis.

En términos generales, la elaboración del presupuesto de RR.HH. debe: diagnosticar en qué punto se está y adónde se quiere llegar; tomar en cuenta la data de los indicadores para establecer las estrategias requeridas; determinar los objetivos empresariales; analizar los diferentes enfoques para determinar la categoría para la cual se desarrollará el presupuesto; y entender qué costos son inversiones. Finalmente, la tecnología debe incidir en el alcance de objetivos; y por ende, de los presupuestos. Seguramente, se elaborará de manera que se tenga un programa integral.

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