Comunicación automatizada, esencial para la experiencia de candidato

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En toda estrategia de Recursos Humanos, debe haber una parte dedicada a la comunicación, tanto con los colaboradores, como con los candidatos.

Los mensajes, en un proceso de selección, son vitales, ya que guían al candidato durante el proceso y lo mantienen informado e interesado. Es una buena manera de darle a la persona una buena experiencia.

Beneficios de mantener a al candidato informado

El 79 % de los candidatos odia no recibir información o actualizaciones después de inscribirse a una oferta. Es más, prefiere recibir un mensaje de descartado, que no recibir ninguno.

Según BCG Study, las empresas con buenas prácticas de contratación experimentan un incremento 3 veces mayor de crecimiento que aquellas empresas con pésima experiencia del candidato.

La comunicación uno a uno no es viable. Primero, por el tiempo con el que cuenta el reclutador y luego, por la cantidad de candidatos que se inscriben en una vacante (casi 250 de promedio, por un puesto). En este punto, entra Sherlock, el software de nueva generación, que permite automatizar y personalizar los mensajes para mantener al candidato informado.

Sherlock HR permite elaborar plantillas para cada posición y además, dispone de comunicaciones automáticas, que el sistema envía por defecto a los candidatos según la fase en la que se encuentre.

Tipos de comunicación en Sherlock

1. Al candidato:

  • Te has inscrito correctamente”: este mensaje se envía de forma automática a todos los postulantes. Esto da tranquilidad al candidato, ya que el sistema lo informa que se ha recibido el currículum correctamente.
  • Debes realizar un test”: cuando en una de las etapas, hayas programado un test, este se envía de forma automática con el test asignado (inglés, francés, español y test a medida). El candidato recibirá un email en su correo con un enlace, para realizar la prueba correspondiente, sin necesidad de asistir presencialmente para hacerlo.
  • Descartado”: cuando un candidato no cumple con los requisitos y pasa a la carpeta de descartados, el sistema le envía un mensaje informándole que su candidatura no sigue en el proceso. Este mensaje se puede programar para que, en lugar de llegar a los 5 minutos de la candidatura, llegue a los 7 días de la postulación, con la que la percepción del candidato será que le hemos dedicado tiempo y hemos revisado su CV. Esto ha sido así, pero en lugar de hacerlo manualmente, se ha hecho con filtros automáticos disponibles en Sherlock.

Si te interesa cómo filtrar de forma automática, no te pierdas el artículo sobre Smart Recruiting o automatización de procesos.

  • Sos finalista”: por el contrario, si el candidato llega a la etapa final, Sherlock le envía un mensaje a la persona seleccionada para comunicárselo.
  • Plantillas personalizadas según la etapa. Te lo explicaremos más adelante.

2. Al resto del equipo de reclutadores o personas de la empresa que participan en el proceso de selección:

  • Nuevos inscritos: las notificaciones te avisan de los nuevos candidatos que se han inscrito en las vacantes que tenés abiertas. Este aviso es una forma de saber si hay perfiles para revisar y lograr así que la candidatura no se quede detenida.
  • Candidato duplicado: es una de las ventajas más competitivas de Sherlock. Si un candidato llega a través de más de un canal, el sistema te avisa para que almacenes solo el CV más completo. Para ello, Sherlock permite combinar ambos currículum y quedarte con una versión personalizada y ampliada. Es un modo fácil, rápido y eficaz para mantener una base de datos activa y limpia.
  • Test pendiente de revisar: tal y como sucede con los nuevos candidatos, Sherlock informa al reclutador cuándo una persona ha realizado un test y está pendiente de corrección. Todas estas comunicaciones con el reclutador están pensadas para recordarle al equipo las tareas pendientes y evitar el retraso del proceso.

Creá tus propias plantillas

Podés crear plantillas propias y personalizar el mensaje. Para ello, debés entrar en Configuración y buscar en el lateral izquierdo, la opción “Plantillas de Email”.

Al hacer clic, accederás a una pantalla, donde podrás añadir el nombre de la plantilla, el asunto y el texto. Recordá que contás con etiquetas para personalizar el mensaje.

Guardá la plantilla y para aplicarlo, seleccioná al candidato al que se lo deseás mandar y hacé clic en el ícono del sobre.

En estos casos, deberás seleccionar manualmente a qué candidatos les querés mandar ese correo.

Es una buena opción para etapas avanzadas del proceso, donde contás con un número manejable de currículum.

Buenas prácticas para tus comunicaciones con los candidatos

Personalizá el mensaje

Usá las etiquetas de las que dispone Sherlock, para personalizar todos los mensajes con el nombre de la persona y la vacante a la que aplica.

Además, tendrás disponibles muchas más etiquetas, para que tus mensajes sean lo más detallados y personalizados posibles.

Tené en cuenta que los mensajes personalizados tienen una mejor aceptación y dan al candidato una sensación de que la empresa le ha dedicado tiempo.

Usá los mensajes para transmitir los valores de marca

Cada comunicación con el profesional es una oportunidad de mostrar tu marca y los valores de la empresa.

Utilizá el libro de estilo para redactar los emails y dejá que los mensajes reflejen cómo es la empresa. Si tenés dudas, un buen consejo es hablar con el departamento de Marketing y Comunicación para que te brinde colaboración.  

Da una buena experiencia al candidato

La experiencia que tiene la persona es importante. Los candidatos se han convertido en los clientes del equipo de recursos humanos; y por eso, cómo haya sido la experiencia que han tenido impactará en la percepción y en la reputación de marca empleadora.

El 80 % de los candidatos no volvería a inscribirse a las ofertas de empleo, si ha tenido una mala experiencia con la empresa.

Vivir un proceso de selección positivo te ayudará a aumentar tu reputación, te facilitará candidatos para próximas vacantes y además, tu empresa será recomendada por parte del candidato, atrayendo talento y nuevos clientes.

Automatizá parte del proceso

El Smart Recruiting consiste en usar la tecnología a tu alcance para definir el proceso y que el filtraje automático de CV te permita dedicar tiempo a las estrategias de valor.

Entre las partes que podés automatizar, se encuentran: el filtraje de currículum, los test, el grado de adecuación, el kit de entrevistas (preguntas y tarjeta de evaluaciones), comunicaciones y elaboración de informes.

Base de candidatos activa y actualizada

Sherlock permite tener una base de datos actualizada, ya que avisa a todos los candidatos duplicados y también, guarda las evaluaciones, test y comentarios que ha hecho un candidato durante cualquier interacción con la compañía.

De este modo, no solo queda su currículum almacenado en tu sistema, sino también todos los contactos y evaluaciones que ha realizado. De este modo, para futuras vacantes, puede ser muy útil buscar y contratar nuevo talento.

Tener una base de datos propia puede ahorrar en costo de contratación y agilizar los procesos, ya que, en lugar de publicar el contenido en diversos canales, podés contactar directamente con el candidato.

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