Consejos para el teletrabajo: buenas prácticas en tiempos del Coronavirus

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Con la propagación del COVID-19, muchas empresas se han visto obligadas a implementar esta medida para proteger a la sociedad y evitar el contagio entre sus propios colaboradores. Es por ello que hoy, queremos darles algunos consejos para realizar de forma óptima, el teletrabajo.

Este escenario social supone nuevos desafíos para las organizaciones que aún no han experimentado el trabajo a distancia y que creen que supondrá una gran pérdida para la compañía.

Situación en Latinoamérica

El teletrabajo o home office es una realidad en algunos países. En Argentina o Brasil, por ejemplo, casi el 10 % de los colaboradores económicamente activos tiene esta opción.

Un reciente informe sobre esta cuestión señala que América Latina presenta un escenario favorable, aunque en distintos niveles, para su implementación. En Chile y México, entre el 2 y el 4 % de los trabajadores lo realiza por lo menos, una vez a la semana.

Este fenómeno va en aumento, debido a los nuevos patrones productivos, la introducción de nuevas tecnologías y la globalización.

La implementación de este tipo de políticas supone ciertos beneficios para la compañía, como la disminución del impacto ambiental y la reducción de costos. De hecho, según la firma tecnológica Citrix, la empresa puede llegar a reducir un 30 % sus costos de operación.

Evitar los desplazamientos también supone una ganancia de tiempo para el colaborador y permite flexibilizar los horarios para compaginarlos con la vida familiar

Esta medida también ayuda a mejorar los niveles contaminación, por ejemplo, la cantidad de dióxido de nitrógeno atmosférico (NO2) ha disminuido un 25% en China desde la implantación de las medidas para frenar el avance de Covid-19. El paro del tráfico aéreo y terrestre supone una bajada del consumo de combustibles fósiles (petróleo, gas, carbón, etc), que supone una reducción del 6% de los gases invernadero nivel global.

En 2019, se realizó una prueba de home office en México, con 4000 servidores públicos de la Oficialía Mayor y a la Secretaría del Trabajo y Fomento al Empleo. Los resultados fueron muy positivos: el 51 % de los participantes optimizó su productividad, el 75 % ahorró en transporte y el 80 % mejoró su estado de ánimo.

Transición de trabajo a teletrabajo

Aunque la situación excepcional haga que sea necesario tomar estas medidas sin tener mucho tiempo para la adaptación, es necesario realizar de forma coherente y con organización, todo lo necesario para poder implementarla con éxito. Ello, sin causar desconcierto a colaboradores y líderes de equipo.

1. Decidir qué herramientas se van a usar para mantener el contacto y la comunicación

Es necesario que la empresa decida de manera unánime, qué herramientas y plataformas serán las preferentes para mantener el contacto. Aunque la mayoría de las personas que trabajan en una empresa ya utilizan el correo electrónico y otras plataformas de comunicación instantánea como Slack o Skype, pueden implementarse nuevos recursos para mantener las reuniones o la toma de decisiones. Para que esto sea posible y esté perfectamente implementado, el departamento de Sistemas deberá preparar los equipos para que todo funcione como un reloj.

Es importante minimizar la cantidad de estas herramientas. Establecé las líneas oficiales y evitá el resto de las distracciones para poder concentrarte.

2. Predeterminar roles para liderar los equipos en remoto

Cambiar la forma de trabajo puede provocar modificaciones. Es necesario que los líderes y mánager de los equipos cuenten con las consignas necesarias para transmitirlo a su equipo y seguir trabajando por los objetivos.

También, es aconsejable contar con un grupo de expertos que hayan trabajado bajo la modalidad remota, con anterioridad. Estas personas pueden responder las dudas que surjan.

A la vez, es fundamental documentar los desafíos en tiempo real y asignar equipos para ir solventando estos problemas que surjan durante el camino.

Las reuniones a distancia deberán ser documentadas y el acta se enviará a todos. Aunque cuando se trabaja presencialmente, hay reuniones que no tienen acta, en los casos de teletrabajo, es conveniente ir documentando todo lo que se hace para intentar mantenerse al día.

Para las empresas que ya tengan una política de documentación, será más fácil implementar el teletrabajo. En aquellas que no la tienen aún, es el momento de construirla.

3. Documento de buenas prácticas

Para que todos los colaboradores sepan qué y cómo deben hacerlo, es necesario que la empresa, con ayuda del departamento de Recursos Humanos, elabore un documento de buenas prácticas para acudir a él y crear óptimas formas de trabajo.

El documento debe estar en línea para que pueda ser consultado por todos. Habilitá un canal para preguntas, y si son muy frecuentes, añadí la respuesta al documento.

Aunque parezca una tontería, es de vital importancia que tus colaboradores sepan gestionar este cambio y evitar que la transición les genere altos niveles de estrés o desconfianza.

Consejos para teletrabajar correctamente

Hay varias recomendaciones que permiten trabajar desde casa y aumentar la productividad:

1. Establecé un horario y una rutina. Puede suceder que las tareas no se terminen o bien que se trabaje mucho más. Por eso, es útil predeterminar un horario y crear un hábito para ir tomando consciencia de cuándo se trabaja y cuándo no.

2. Evitá las distracciones. Cerrá todas las redes sociales e intentá focalizarte solo en lo que estás haciendo a cada momento. Este consejo también es útil cuando se trabaja desde la oficina.

3. Delimitá un espacio en casa para trabajar. No es aconsejable trabajar desde la cama o el sofá. Es necesario disponer de un espacio dedicado en exclusiva para esta tarea. Si tenés niños, para ellos, será más fácil ver cuando estás trabajando y sus peticiones deben reducirse. Un buen espacio laboral debe contar un una mesa y silla confortable, luz natural y espacio para desarrollar tus tareas.

4. Autodisciplina y organización. En casa, los jefes no están con nosotros, sino conectados. Por ese motivo, es crucial que uno mismo se marque los plazos y tiempos para terminar con las tareas que se asignen. Si tenés dudas sobre las prioridades, podés conectarte con tu superior a través de los canales habilitados.

5. Hacé descansos. En el hogar, suele haber menos distracciones que en la oficina, aunque haya niños, ya que no hay compañeros, ni reuniones improvistas en la cocina, llamadas constantes, etc. Generalmente, los colaboradores trabajan continuamente y eso no es muy productivo, ya que el descanso favorece la recuperación mental.

Cada 25 minutos, hacé descansos de 5 minutos. Aprovechá para levantarte, tomar agua, caminar…. Y cada dos horas, realizá una pausa larga, de unos 20 minutos. Levantarse ayuda a relajarse y tener la capacidad para volver al trabajo con mayor energía.

En las compañías, donde hay una fuerte cultura de “estar en la oficina”, este cambio supone un desafío y hay que advertir que es una estrategia que va evolucionando y adaptándose para encontrar la solución ideal.

A pesar de que esta estrategia no estaba en la mente de muchas empresas, la situación sanitaria actual hace que las compañías deban adaptarse rápidamente a los cambios para proteger a sus colaboradores. Si la medida se implanta adecuadamente, los beneficios pueden ser muy altos; incluso, para la empresa.

De acuerdo con Microsoft, el home office puede incrementar la productividad de un equipo de trabajo hasta en un 30 %.

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