Crear y favorecer la cohesión de un equipo trabajando a la distancia

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No es lo mismo trabajar en equipo que tener un equipo cohesionado. Para conseguir esto, es necesario crear y favorecer esa relación, aunque se trabaje a la distancia.

Un equipo cohesionado es aquel que ha creado un vínculo entre todos los miembros que se sienten seguros y partes de un todo. Y esto hace posible que cada uno se responsabilice de su parte para conseguir de forma conjunta la meta propuesta.

Estos equipos obtienen mejores resultados. Hasta ahora, la creación de esta relación podía hacerse en las oficinas, en los espacios comunes; y también, en las actividades por equipo.

Sin embargo, 2020 ha hecho que muchos colaboradores trabajen desde casa y se sientan más distanciados y desconectados de sus compañeros y empresas.

Esta sensación puede provocar en algunos miembros:

  • Menor implicación y productividad.
  • Dificultades para la coordinación. 
  • Sensación de impersonalidad.

Esto genera que muchas empresas hayan solucionado estos problemas aumentando el número de reuniones, pero no creando espacios de comunicación entre los equipos.

Principales problemas durante la pandemia

Estos últimos meses, todos hemos estado hiperconectados. A todas horas, estábamos haciendo videollamadas, respondiendo mensajes y trabajando más horas…

También, se presentó un problema de digestión de información. Esta hiperconectividad  daba mucha comunicación, pero a veces poca información y un breve tiempo para asimilarlo.

Cuando se llegaba al trabajo, se podía tomar un café con compañeros y enterarse de en qué se estaba trabajando…. Ahora, en la distancia, esas comunicaciones se han vuelto inexistentes y muchas dependen del departamento de Recursos Humanos.

Hará casi un año que se ha tenido que aprender y adaptarsea esta situación, a los nuevos entornos y herramientas para sacar adelante el trabajo.

Tras estos 10 meses, es importante hacer una reflexión profunda de lo que ha generado, qué beneficios e inconvenientes tiene para la empresa y la gente;y así, empezar a establecer buenas prácticas para no perder el compromiso del equipo.

Tácticas para la cohesión de equipos

Las relaciones en la distancia se deterioran. Por eso, tener una pareja en la distancia es difícil. Es necesario alimentar de forma constante para que esa batería no se agote.

Establecer una línea de acción para conseguir  ayudará a:

  • Mejorar la productividad y el desempeño.
  • Optimizar la atracción y retención del talento.
  • Producir conciliación, motivación y compromiso.
  • Motivar la flexibilidad y organización del trabajo.

Hay dos ámbitos en los que se debe trabajar para fortalecer los lazos y trabajar en las relaciones a distancia:

1- Eventos profesionales y corporativos

La empresa deberá destinar áreas y espacios para fomentar la comunicación y el trabajo colaborativo.

Corresponde a la compañía determinar qué herramientas usarán los miembros de la compañía para comunicarse diariamente.

También, establecerán cómo serán las reuniones con videollamada y qué canales se usarán dependiendo de las necesidades de los equipos.

Ha llegado un momento en el que hay una saturación de llamadas en video. Es importante verse la cara para mantener el compromiso. Pero no se debe descuidar que hay muchos más canales que pueden servir y dar un mayor retorno.

Dejá las videollamadas para las comunicaciones en equipo y usá el resto de las herramientas para solventar problemas  rápidamente. Por ejemplo, se puede usar Skype para las consultas puntuales, el email para el envío de documentos y avisos de convocatorias y el teléfono para consultas que no se pueden solucionar por medio de mensajes.

La saturación y la hiperconectividad pueden hacer que esas herramientas que tan productivas parecían sean contraproducentes a la hora de crear un equipo.

Encender la cámara ayudará cuando se trate de reuniones semanales o diarias con todo el equipo, que permitan ver las expresiones del resto y se den interacciones entre varios miembros.

Es central pensar bien la comunicación interna e institucional: qué mensajes se comunicarán, cómo se hará y qué canales se emplearán. No todos los canales sirven para lo mismo ni tampoco consiguen los mismos objetivos.

2. Eventos y mensajes entre compañeros

Tomar uncafé de forma conjunta, comentar algo más allá de la tarea…. Esto hace que un equipo sea realmente un equipo. Hay organizaciones que han creado salas para tomar el café de forma conjunta o grupos de lectura o música para interactuar independientementede los eventos corporativos.

Más allá de los problemas

Se ha visto crecer la cantidad de mensajes empresariales. Y esa información ha hecho en algunos casos que muchos colaboradores se sientan inseguros en relación con el futuro.

Es fundamental que ellos sepan cómo va el negocio. Pero para poder tener datos fiables y valorados, esa información no debería serdiaria, sino semanal o quincenal.

En estos períodos tan inciertos, se debe reconocer y darles voz a las buenas noticias, a los logros, aunque sean pequeños; e incluso, a actividades para fomentar el sentido de pertenencia.

Todo esto depende de la cultura de la compañía y los cambios implantados en la mentalidad de directivos y colaboradores.

Dos grandes desafíos se han manifestado a la hora de mantener el compromiso del equipo:

                1. Líderes aptos para trabajar en la distancia: es primordial formar a los líderes para que sepan cómo tratar a sus colaboradores en estos duros momentos y fomentar la confianza entre ellos y el equipo.

Trabajar de forma cohesionada aumenta la motivación, eficiencia y colaboración. El líder también forma parte del equipo y debe ser el principal precursor de esta forma de trabajo.

                2. Desconexión: la gente no solo trabaja aunque tenga que estar en casa y reducir su vida social. Es necesario saber respetar los tiempos de desconexión y no crear ansiedad para responder al minuto.

La mayoría de los colaboradores está usando este tiempo para pasar más tiempo con su familia o estudiar. Es necesario establecer horarios (aunque mucho más flexibles) y darles la oportunidad de descansar del trabajo en aquellos momentos que no están activamente en su puesto.

Cuando se trabajaba de forma presencial, había rutinas que ordenaban el día; y una vez que salías por la puerta, se podía desconectar, en teoría, con facilidad.

Ahora, al compartir el mismo espacio para trabajar y descansar, esa desconexión se vuelve más difícil; y si la empresa no pone normas para ello, esa dificultad se incrementa.

Un buen descanso hará que la productividad aumente y la retención de los colaboradores también. Si se quiere fomentar el compromiso, es necesario tener confianza y dejarles espacio. Ninguna relación puede crecer si es tóxica y dependiente a toda hora.

Para poder realizar todas estas acciones, es importante que prime el sentido común. Para crecer, se necesita confianza, aire y espacios comunes. Formar parte de un equipo va más allá de una videollamada: se trata de compartir objetivos, trabajar conjuntamente, relacionarse de forma personal yno solo hablar sobre cosas de trabajo.

Como gestor de talento, deberás definir los canales, mensajes y uso de esa tecnología que  ayuda a seguir trabajando, pero que puede terminar con el compromiso y las ganas de los colaboradores. Es fundamental usar, pero no abusar de ello. Por eso,sí se debe reflexionar y poner límites.

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