Los secretos para una entrevista infalible en la era digital

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La entrevista es la etapa decisoria en los procesos de selección. El propósito es acceder a la información relevante del candidato para saber si reúne las habilidades necesarias para desempeñarse en la posición ofertada y formar parte del equipo.

Un estudio realizado a 2000 reclutadores ha revelado que el 33 % de estos afirma saber si contrataría o no a un candidato en los primeros 90 segundos de la entrevista. Y el 40 % afirma que si la persona no sonríe, es razón suficiente para descartarla.

¿Sigue siendo la entrevista una herramienta efectiva?

“La tecnología abre un nuevo abanico para aumentar la productividad, promover el talento y fomentar la colaboración”, dijo Tom Peters, experto en nuevas prácticas de gestión y excelencia empresarial durante su ponencia en el World Business Forum de Madrid.

Los expertos no se ponen de acuerdo en la cantidad de entrevistas que son necesarias para saber si un candidato es idóneo para el puesto. Según el informe de Zety.com, el 51 % de los reclutadores cree que deben hacerse 3 entrevistas, frente al 23 % que considera que debe entrevistarse al candidato 4 veces antes de ofrecerle el trabajo.

Todos estos datos ponen de manifiesto que realmente la entrevista es imprescindible en el proceso de selección. Sin embargo, se suelen cometer errores que pueden hacer que no sea tan eficiente como debería.

LinkedIn ha preguntado a más de 9000 responsables de contratación cuándo la entrevista deja de ser eficiente. Los resultados son los siguientes:

  • Cuando no permite evaluar las aptitudes interpersonales del candidato.
  • Cuando no ayuda a identificar los puntos débiles de la persona.
  • Cuando prevalece la subjetividad del entrevistador.
  • Cuando los procesos son demasiado extensos.
  • Cuando el reclutador no ha preparado lo suficiente las preguntas.

6 puntos para conseguir una entrevista exitosa

Para conseguir que en la entrevista no sucedan los problemas anteriores, debés tener en cuenta estos 6 puntos para diseñar una entrevista exitosa:

1. Disponer de una estructura clara de la entrevista.

2. Preparar la entrevista y definir las preguntas adecuadas.

3. Captar todo lo que comunica el candidato: lenguaje verbal y no verbal.

4. Controlar el tiempo y los temas a tratar.

5. Dejar espacio al candidato para que pueda responder.

6. Tomar notas para la evaluación.

Grupos de preguntas para identificar a los mejores candidatos

Las mejores empresas usan estos 5 grupos de preguntas para poder identificar al mejor talento durante esta etapa:

1. Conocimiento de la empresa

El 47 % de los reclutadores no quiere ofrecer un puesto al candidato, si este no conoce la empresa. Un buen candidato es aquel que usa más de un canal para conocer y leer sobre la compañía.

Estas son las preguntas tipo que podés hacer:

  • ¿Cómo presentarías la empresa a un cliente potencial?
  • ¿Cuál es la última noticia que has leído sobre nosotros?
  • ¿Has leído comentarios de otros trabajadores?

2. Habilidades específicas (hard skills)

Estas preguntas se centran en las habilidades técnicas y conocimientos que debe tener la persona para poder desarrollar el trabajo. Dependerán del sector y del puesto a cubrir. Un buen recurso es preguntar a otros miembros de tu organización para que te ayuden a elaborar las preguntas centradas en las habilidades técnicas.

  • ¿Qué hay que tener en cuenta al diseñar una web API? (en el caso de buscar un perfil específico de programación).
  • ¿Qué herramientas utilizás para hacer seguimiento de casos e incidencias? (para perfiles involucrados en el desarrollo de proyectos).
  • Cómo profesor, ¿cómo conseguís construir un ambiente seguro y positivo en tus clases?
  • ¿Cuáles son las preguntas en las que basás tu prospección sobre nuevos clientes? (para perfiles de ventas).

En este punto, es indispensable el uso de los Test de Habilidades que ofrece CompuTrabajo.

3. Habilidades interpersonales (soft skills)

Las soft skills son cada vez más importantes a la hora de contratar a una persona. El 62 % de los reclutadores busca específicamente las habilidades sociales de un candidato.

Recordá que no hay ni buenas ni malas habilidades interpersonales, depende de cómo las use cada persona. Por ejemplo, la forma que tiene de motivar puede consistir en dar instrucciones claras o precisas o bien darle libertad a su equipo para inspirarles confianza a sus integrantes.

  • ¿Qué harías si tu equipo rechazara todas tus ideas?
  • ¿Qué le dirías a un cliente molesto?
  • Contanos una experiencia en la que no terminaste el trabajo. ¿Qué harías diferente?

4. Encaje en la empresa (misión, visión y valores)

Las preguntas deben ir enfocadas a saber si la persona encaja en la cultura de la empresa independientemente del departamento en el que trabajará. No pierdas de vista los valores de la empresa y configurá cuestiones alrededor de estos temas.

Es esencial que estas preguntas se realicen a todos los candidatos más allá del puesto al que se postulan. Para ello, deben estar en la guía o kit de entrevistas para que se hagan en todos los procesos.

Hay empresas en las que otros colaboradores ajenos al departamento de Gestión de Talento se encargan de recibir al candidato y hablar con él. Como la persona está cómoda, ya que aún no ha empezado oficialmente la entrevista, muestra su personalidad y el colaborador puede adjuntar sus notas en el perfil del candidato.

5. Encaje en el departamento

Cada equipo llega al éxito por caminos diferentes. El mánager del equipo deberá comunicarte cuáles son las características de los miembros de su equipo y qué necesita del candidato para que se adapte y se sienta feliz en el puesto.

Definí las preguntas que te ayuden a valorar las afinidades, como por ejemplo:

  • Explicanos un proyecto que hayas realizado en grupo. ¿Qué rol tenías?
  • ¿Cómo te imaginás un día de trabajo normal?
  • ¿Qué esperás de tus compañeros de equipo?

No debés olvidar las preguntas de seguimiento que te permiten saber el cómo y el porqué.

Kit de entrevistas: la estrategia para aunar criterios

Antes de entrar en detalle sobre esta funcionalidad que se encuentra en Sherlock, el software de reclutamiento de nueva generación, debemos definir los parámetros para realizar una buena entrevista:

  • Definí los objetivos de la entrevista.
  • Trabajá con un formato estándar para todos los candidatos.
  • Creá criterios unificados de evaluación área por área.
  • Dales feedback a los candidatos y reclutadores durante todo el proceso.

El kit de entrevistas es una herramienta que reduce los posibles sesgos subjetivos y agiliza los tiempos para cubrir una vacante. Además, facilita hallar el candidato adecuado, a la vez que mejora la coordinación entre equipo de reclutadores durante un proceso de selección.

Es imprescindible, para gestionar las tres etapas de la entrevista: el antes, durante y después.

El 56 % de los reclutadores invierte en herramientas innovadoras de entrevista como una de las principales tendencias para el futuro, según el informe de Tendencias de reclutamiento global de LinkedIn.

¿Qué nos permite hacer el kit de entrevistas?

a) Definir las preguntas detalladamente y elaborar el listado de áreas que se tratarán

Esta lista permite que cada candidato sea evaluado en las mismas condiciones y responda a las mismas preguntas independientemente del entrevistador.

La estandarización te puede ayudar a evitar prejuicios o discriminaciones, es decir que le darás la misma oportunidad a cada candidato sin que esos 90 segundos incidan en tu juicio.

b) Acceder a la información del candidato

Todas las personas entrevistadas estarán en la base de datos en la carpeta de candidatos. Durante todo el proceso, tendrás acceso a su información, como por ejemplo: foto, datos personales, experiencia, formación, grado de adecuación, CV y las pruebas realizadas durante el proceso.

c) Acceso rápido a la oferta de empleo concreta de cada proceso de selección

Es probable que tengas más de una vacante abierta. Por ese motivo, a veces es difícil acordarse de cómo era la job description. Gracias al kit, podrás consultar en todo momento la descripción de la vacante, las habilidades, los beneficios y el salario.

d) Agendar la entrevista

El kit facilita la coordinación entre los miembros que forman parte del proceso. Permite definir las etapas, asignar tareas entre los diferentes compañeros y agendar las entrevistas.

Para mayor comodidad de los reclutadores, las entrevistas aparecen calendarizadas, tanto en el software, así como en el email del trabajo.

Lo mejor es que en el email aparecen los datos y un enlace para acceder directamente al kit de entrevistas de esa vacante. Así de camino a la entrevista, podrás acceder a las preguntas y la información del candidato.

e) Tarjeta de evaluación

Crear un sistema de puntuación permite medir la satisfacción que obtenés con las respuestas. El uso de las mismas preguntas y el mismo sistema de evaluación asegura evitar el sesgo y es más fácil comparar las respuestas para decidir objetivamente quién encaja mejor.

Además, permite añadir notas en cada respuesta que haya dado el candidato y estas anotaciones pueden ser consultadas por el resto del equipo.

f) Automatización de la candidatura y de las comunicaciones

Al usar un software de reclutamiento, se pueden automatizar partes del proceso. Desde elaborar los pasos para cubrir la vacante hasta, por ejemplo, que un candidato pase de una etapa a otra, si un reclutador le da el OK.

Conjuntamente, durante todas las etapas, podrás elaborar comunicaciones personalizadas y automáticas para que la experiencia de candidato sea positiva; y de este modo, mantendrás informados a los candidatos sobre cómo avanza su candidatura.

Beneficios

Finalmente, veamos cuáles pueden ser los beneficios de usar un kit de entrevistas:

  • Criterios unificados: elaborar una guía para hacer las entrevistas hará que todos los candidatos sean evaluados por los mismos criterios y se evitará el sesgo subjetivo.
  • Evaluaciones ágiles: no es necesario rellenar un formulario tedioso por parte del reclutador, sino que de forma visual e intuitiva, podrás puntuar al candidato. Se pueden añadir notas, las que podrán ser consultadas por todos los miembros.
  • Base de datos actualizada y compartida: adiós al Excel y a las carpetas personales. Esta herramienta permite crear y mantener una base de datos de todos los candidatos. Se actualizará de forma automática y todo el equipo podrá tener acceso a ella.
  • Análisis de los resultados: un dashboard nos dará la información del tiempo invertido en cubrir una vacante; qué entrevistadores han hecho más procesos; los canales por los cuales llegan candidatos óptimos; etc.

Si estás interesado en saber más sobre Sherlock, no dudés en contactar con nosotros.

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