Navidad: consejos para gestionar las vacaciones de los empleados

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Diciembre se acerca y el departamento de Recursos Humanos empieza su campaña de Navidad. Ello implica gestionar las vacaciones de los colaboradores, los beneficios adicionales y los eventos virtuales para fomentar el trabajo en equipo.

Para una buena gestión de las vacaciones, es crucial tener en cuenta los convenios y contratos, conocer el orden de prioridad y disponer de un calendario de vacaciones de cada empleado. Cada vez, gestionarlo es más difícil; y es por eso, que contar con un software de gestión de personas agiliza y facilita la coordinación.

En empresas pequeñas, puede ser más fácil. Sin embargo, conforme se amplía el número de colaboradores, la tarea requiere de más tiempo y gestión, así como de una planificación previa.

Cada empresa tiene un sistema diferente para gestionarlas; y a veces, eso termina repercutiendo en el departamento de Recursos Humanos. Este se ve abrumado por la cantidad de peticiones de última hora más el trabajo adicional que supone preparar el resto de tareas asociadas a la campaña de Navidad.

Tanto el área de RR.HH., así como el jefe del departamento deben asegurar la actividad de la empresa y dar respuesta a las necesidades reales de cada periodo vacacional.

Aquí, van algunos consejos para realizar una buena gestión de las vacaciones.

Establecé un orden de prioridad

A la hora de pedir vacaciones, es necesario que el jefe del equipo dé ciertas directrices para evitar que el departamento quede vacío. Una de esas directrices puede ser el orden de prioridad:

  • Antigüedad: los colaboradores que lleven más tiempo trabajando en la compañía podrán pedir los primeros los días que quieren de vacaciones.
  • Si tienen hijos, es importante favorecer la conciliación familiar. Estos colaboradores podrán cuadrar sus vacaciones con las vacaciones escolares.
  • Rotativo: es importante para evitar un favoritismo constante. La organización puede establecer un orden rotativo para que no siempre sean los mismos los que elijan primero los días.

Como área de Recursos Humanos, es fundamental que tengas una estrategia al respecto y le dejes en claro al jefe de los departamentos qué política prima para evitar malestar o problemas a la hora de elegir los días libres.

Convenios y contratos

Es necesario que tengas en mente los contratos de los colaboradores. Si hay empleados que terminarán el contrato o tienen menos días de vacaciones, tenelos presentes para comunicarlo al líder del departamento.

Los convenios también deberán estar presente en la elaboración de la estrategia. ¿Cuántos días libres tienen por año? ¿Cómo se gestionan las horas extra? ¿Hay días de asuntos personales? ¿Hasta qué día pueden disfrutar las vacaciones del año natural?

Todas estas preguntas deben tener una respuesta clara y un plan de acción asociado. Esta planificación evitará conflictos o malos entendidos.

Calendario de vacaciones

Es central tener un calendario de las vacaciones. En ese calendario por departamentos, los líderes deberán tener en cuenta los picos de trabajo, las fiestas nacionales, los eventos programados o las semanas previas a dichos eventos.

Diagramar las vacaciones es un desafío para los líderes de las áreas y el departamento de Recursos Humanos.

Hasta ahora, muchos jefes tenían sistemas distintos de planificar las vacaciones. Podía ser un listado elaborado de forma manual, una hoja de Excel o anotaciones en su propio calendario de email.

Con la necesidad de gestionar diferentes colaboradores y ver a nivel global cómo queda la empresa, es común que más organizaciones usen un software de gestión de personas.

La mayoría de las herramientas de gestión de talento tiene una funcionalidad para que cada colaborador sepa cuántos días de vacaciones tiene y haga la solicitud directamente a su jefe.

El mánager podrá aprobarlas o rechazarlas según las consideraciones comentadas anteriormente. Podrá ver de forma visual los días de todos sus colaboradores y pedidos. De este modo, si hay una semana en donde hay muchas coincidencias, podrá tenerlo en mente para aceptar o rechazar dichas solicitudes.

Esto facilita muchísimo la tarea del mánager y permite implementar una estrategia clara de asignación de vacaciones, evitando el descontrol del área o el malestar del equipo.

Si un colaborador cree que hay favoritismos o se siente ignorado, puede afectar su rendimiento y productividad. La temática de las vacaciones siempre genera mucha controversia dentro de los departamentos.

Al usar una herramienta digital, es menos probable que se incurra en favoritismos o errores humanos, como decir que sí y luego tener que comunicarle que es imposible que se tome esos días.

Experiencia del empleado

Uno de los principales problemas derivados de la gestión de las vacaciones son los conflictos internos. Estos se producen por tensiones a la hora de elegir los días, así como por la percepción de que hay favoritos dentro de cada área.

Es necesario que el departamento de Gestión de Talento establezca una estrategia clara al respecto y que esta pueda ser consultada de forma continua por los colaboradores.

Cualquier acción que implique un conflicto interno debe ser tenida en cuenta por RR.HH. Dicho sector será el responsable de establecer el ciclo de vida de cada colaborador y la experiencia que tiene dentro de la empresa.

Del mismo modo, es necesario formar a los líderes para que sepan gestionar las vacaciones de forma equitativa y puedan solventar cualquier problema derivado de estas solicitudes.

Será importante enseñarles cómo usar la herramienta así como comunicar por qué se ha rechazado una determinada solicitud. La comunicación es clave para dar una buena experiencia al empleado y mantener un clima laboral agradable.

Crear espacios comunicativos hará que los colaboradores se sientan cómodos y respetados. Cualquier demanda de vacaciones debe realizarse a través del canal oficial para evitar malentendidos o que se pierdan las solicitudes por el camino y no reciban nunca una respuesta.

El uso de la tecnología para gestionar las vacaciones será un alivio para el mánager que dejará de lado los archivos de Excel o listados; y también, para el departamento de Recursos Humanos, que verá su carga aliviada en estos periodos de mayor trabajo.

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