Reinventá tus encuentros. Workshops virtuales

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Es un hecho que cada día, el mundo se mueve aceleradamente y el cambio ha llegado a nuestras vidas para quedarse de forma permanente. La propagación del virus COVID 19 nos ha impulsado a hacer un cambio de piel, de reconstruir nuestra forma de trabajar. Hoy, la distancia se ha convertido en parte de nuestro día a día y ello viene acompañado de una reinvención, en la que todos estamos incluidos.

Parte de la transición que estamos viviendo se verá reflejada en los eventos corporativos, en esos espacios que como empresas, hemos aprovechado para estrechar lazos con nuestros clientes y que tanto aportan valor a nuestras estrategias de comunicación. Actualmente, esos encuentros deberán pasar de lo presencial a lo virtual, al menos por un tiempo.

¿Qué es un workshop online?

Este espacio es un taller de trabajo intensivo, cuya organización se centra en la comunicación de noticias de carácter relevante. Pero también en desarrollar talentos o habilidades en los asistentes, que vayan íntimamente ligadas con temas relacionados con nuestra marca.

Este es el momento perfecto, en el que podemos generar un acercamiento real con cada cliente, para tener un intercambio de información valiosa y mejorar la reputación de nuestro negocio. Es que a través de estas prácticas, que se puede llegar a ampliar el panorama de las fortalezas y debilidades de una organización.

Pero ¿cómo podemos trasladar esta práctica al mundo virtual para obtener los resultados esperados? En CompuTrabajo, te decimos cómo podés construir tu estrategia paso a paso:

1.- Estructurá tu contenido. Este es el primer paso que deberás dar para poder organizar un workshop online. Es el tiempo justo en el que debés definir cuáles son los temas a tratar, quiénes serán los instructores o ejecutores de la actividad, así como la segmentación del workshop; es decir, la cantidad de bloques que lo conformarán.

Es de suma importancia que en esta planificación, incluyas la duración, que no deberá de extenderse más de 2 y 4 horas. Esto dependerá de la carga de información que quieras transmitir. Si la extensión de tu workshop es de 4 horas, podés proponerle a tu audiencia segmentarlo en dos partes, por ejemplo, 2 horas por la mañana y dos por la tarde. En efecto, al impartirlo en una modalidad online, 4 horas seguidas frente a la computadora pueden hacerse muy tediosas para ellos; e incluso, disminuir su atención.

2.- Definí el tema a tratar. Cuando ya tengas definido el qué, quiénes y cómo hacerlo, será necesario que centres tus energías en elegir el tema. Y para ello, es crucial que decidas a qué tipo de profesionales deseás dirigirlo, para que de esa forma, puedas enviar un mensaje relevante a tu público, que tenga la capacidad de despertar el interés de las personas.

La clave del éxito en la elección del tema radica en salir de lo común, por lo que será primordial que descartes todos aquellos temas de los que todo el mundo habla y te dirijas a aquellos de los que nadie o quizá muy pocos han hablado. Alejate de lo convencional y acercate a lo innovador y compartí casos de éxito que avalen tu línea discursiva. Los logros medibles y palpables siempre marcan la diferencia en términos de credibilidad.

3.- Identificá a tu público. Ya teniendo definido el tema, debés centrarte en elegir el tipo de perfil que te gustaría que tuvieran las personas que acudan a este encuentro online. Sé selectivo e invitá solo a aquellas personas que creas que pueden aportar valor para la causa que estás persiguiendo.

La diferencia entre un workshop y una conferencia reside en la participación activa de las personas. La recomendación es que pases de lo masivo a lo íntimo. Procurá tener el número de asistentes justo para que pueda generarse un clima de retroalimentación: las multitudes online no son una buena opción para este tipo de prácticas.

4.- Definí el objetivo de tu workshop. Tener un objetivo claro es parte fundamental para poder medir nuestras metas. Piensa si este ejercicio está dirigido a mejorar el branding de tu marca o la del profesional al que estás convocando: cualquiera de los dos ejes resultará completamente válido.

5.- Generá el material de apoyo preciso. Para poder ejecutar un buen workshop, siempre debés tener disponible bastante material para poder llevar a cabo la sesión. Podés utilizar guías o manuales de uso, o bien, elementos multimedia.

Entre más contenido visual de impacto utilices, mejores serán los resultados. Una regla de oro es que todo material utilizado debe ser súper sencillo de aprender, pero sobre todo, debe fomentar la concentración de todos y cada uno de los asistentes.

6.- Promocioná tu workshop. Antes de que eso suceda, debés determinar su modalidad; es decir, si será gratuito o pago. Si tu intención es ofrecer un conocimiento muy técnico, podés considerar cobrar una tarifa a los participantes. Sin embargo, si lo que estás buscando es posicionar tu marca y tu nombre en el mercado, el ofrecer una sesión gratuita te puede sumar muchos puntos para que en un futuro cercano, puedas acrecentar tu cartera de clientes.

Para la difusión de tu workshop, podés utilizar la herramienta del email marketing y convocar a tu público objetivo con una segmentación muy bien definida. O bien, dirigirte a pequeños grupos sobre el tema a tratar en las distintas redes sociales, como LinkedIn, Facebook e Instagram. No te olvides de incluir una landing page y un formulario para que puedas seguir ampliando tu base de datos.

7.- Prepará un entorno de grabación atractivo. Un punto medular para que tu workshop se desarrolle tal como lo esperan es generar una experiencia grata para ellos. Esto lo puedes lograr, si elegís un espacio que sea similar al de un estudio, que tenga una muy buena iluminación y sin ruidos externos. Los asistentes te lo agradecerán.

8.- Construí confianza en la ejecución. Tanto en el trabajo, así como en la vida misma, parte de la consolidación de cualquier proyecto se produce gracias a que cada persona que participa asume roles distintos. La efectividad de un workshop radica en la capacidad de trabajar activamente. Recuerda que no hay eruditos ni expertos, sino personas dispuestas a construir un proyecto en común. En resumen, lo que siempre se busca es resolver un problema o potenciar un talento.

Puede suceder que algunas personas se sientan intimidadas frente a la cámara. Dales la confianza de que expresen sus ideas libremente y de que compartan su aprendizaje para un bien común.

9.- Considerá el feedback de tus asistentes. Conocer las impresiones de las personas que han asistido a tu workshop es una especie de faro que podemos tener para trabajar en nuestras áreas de oportunidad y ofrecer una mejor experiencia a los grupos posteriores. También, así podés medir los resultados y ver si estos te acercan al objetivo que te habías impuesto.

10.- Certificá a tus asistentes. El ofrecer a tus asistentes un documento que acredite que han participado en tu workshop le dará credibilidad a tu curso. Y a la vez, los profesionales que participen en él podrían referirte nuevos participantes, que a largo plazo, pueden convertirse en tus clientes.

Convertí la distancia en tu mejor aliado

Sin lugar a dudas, este tipo de talleres son estímulos de motivación para todas las personas que tienen acceso a estos espacios. Podés invitar a un experto a que se sume a esta dinámica y con la finalidad de que pueda aportar un valor diferencial.  Animate  a derribar la barrera de la distancia y demostrales a las personas que hay formas distintas de comunicarse, sin dejar de aprender y de enriquecerse.

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